مهارت های ارتباطی برای محیط کار | امکان برقراری ارتباط موثر، یکی از مهم ترین مهارت های زندگی است. برقراری ارتباط همان چیزی است که ما را قادر می سازد تا اطلاعات را به افراد دیگر منتقل کنیم و آن چه را که به ما گفته می شود را درک کنیم. ارتباطات، در ساده ترین حالت، عمل انتقال اطلاعات از یک مکان به مکان دیگر است. این انتقال اطلاعات ممکن است به صورت صوتی (با استفاده از صدا)، نوشتاری (استفاده از رسانه های چاپی یا دیجیتال مانند کتاب، مجله، وب سایت یا ایمیل، غیره)، دیداری (با استفاده از آرم، نقشه، نمودار یا نمودار، عکس، غیره) یا غیر کلامی (با استفاده از زبان بدن، لحن یا تُن صدا، نحوه ایستادن، غیره) باشد.
علاوه بر این، صرف نظر از این که در چه حوزه ای کار می کنید امکان برقراری ارتباط موثر با مدیر یا سرپرست، همکاران و کارمندان مهم است. در این عصر، یعنی عصر دیجیتال، کارمندان باید بدانند که چگونه به طور مؤثر پیام ها را به صورت حضوری و یا غیر حضوری از طریق تلفن، ایمیل و رسانه های اجتماعی انتقال بدهند تا بتوانند ارتباط خوبی با همکاران خود داشته باشند. مهارت های ارتباطی خوب به شما نه تنها در استخدام بلکه به ارتقای شغلی یا موفقیت های دیگر شغلی هم کمک می کند.
آیا می خواهید در استخدام یا مصاحبه شغلی قبول شوید؟ در بخش های زیر می خواهیم یک سری از نکاتی را به شما ارائه دهیم که برای تقویت مهارت های ارتباطی شما در محیط کار بسیار مفید است. با بکارگیری این نکات می توانید شانس استخدام خود را بالا ببرید و یا اگر در محیط کار هستید، همکاران، رئیس یا مدیر خود را تحت تاثیر قرار دهید. در بازار رقابتی امروز برای استخدام، مهارت های ارتباطی در دنیای تجارت بسیار مورد توجه کارفرمایان بوده و شرکت ها به دنبال افرادی هستند که بتواندد با مشتریان ارتباط برقرار کنند، مذاکره کنند و یا در محیط اداری به عنوان کارمند روابط عمومی بالایی داشته باشند.
- مهارت شنیدن: شنونده خوب بودن یکی از بهترین راه ها برای برقراری ارتباط خوب است. هیچ کس دوست ندارد با کسی ارتباط برقرار کند که فقط خودش اظهار نظر می کند و وقت لازم برای گوش دادن به حرف های شخص دیگر را ندارد. اگر شنونده خوبی نباشید، درک آن چه از شما خواسته می شود انجام دهید دشوار است. برای این کار باید گوش دادن فعال را تمرین کنید. گوش دادن فعال شامل توجه دقیق به آن چه شخص دیگری می گوید، پرسیدن سوالات شفاف و تکرار آن چه شخص می گوید است تا شخص اطمینان حاصل کند که شما مظور کلام او را درک کرده اید به عنوان مثال می گویید: “بنابراین، آن چه شما می گویید… است.” از طریق گوش دادن فعال، می توانید درک کنید که شخص مقابل شما چه چیزی را می خواهد بگوید و پاسخ مناسب به او بدهید.
- مهارت های غیر کلامی: زبان بدن، تماس چشمی، حرکات دست و لحن صدا، همه پیامی را که می خواهید منتقل کنید را نشان می دهند. طرز ایستادن آرام و لحن دوستانه باعث می شود تا شما فردی خوش بخورد به نظر برسید و دیگران را ترغیب کنید تا با شما صحبت کنند. تماس چشمی نیز مهم است. شما در واقع از شخص می خواهید به چشمان شما نگاه کند تا تا نشان دهید که حواس و ذهن شما به سمت آن ها است (با این حال، حتما به شخص خیره نشوید، که می تواند او را ناراحت کند.) همچنین به علائم غیر کلامی دیگران توجه کنید. در حالی که شما صحبت می کنید غالبا، علائم غیر کلامی چگونگی احساس یک شخص را نشان می دهند. به عنوان مثال، اگر فردی با شما تماس چشمی نداشته باشد، ممکن است ناراحت کننده باشد یا او در واقع حقیقتی را پنهان می کند.
- شفافیت و مختصر صحبت کردن: ارتباط کلامی خوب به معنای مختصر و مفید حرف زدن است. بیش از حد یا خیلی زیاد صحبت نکنید. سعی کنید پیام خود را با حداکثر چند کلمه ممکن انتقال دهید. آن چه را که می خواهید بگویید به طور واضح و مستقیم ارائه دهید، خواه با شخصی به صورت حضوری و رو در رو صحبت می کنید یا از طریق تلفن، ایمیل یا دیگر موارد. اگر حرف های بیهوده و غیر مرتبط بزنید، شنونده دقیقا از آن چه شما می خواهید، مطمئن نخواهد بود. همیشه قبل از این که می خواهید چیزی بگویید، خوب فکر کنید. این کار به شما کمک می کند تا از حرف زدن بیش از حد و گیج کردن شنوده شما جلوگیری شود.
- صمیمیت: از طریق یک لحن دوستانه، یک سوال شخصی یا به حتی یک لبخند، همکاران خود را ترغیب می کنید تا با شما ارتباط برقرار مؤثر برقرار کنند. مهم است که در تمام ارتباطات خود با افراد در محل کار خود، مؤدب باشید. این مسأله در به غیر از ارتباطات شفاهی در ارتباطات کتبی هم امری مهم به حساب می آید. به عنوان مثال می توانید برای همکاران خود به این صورت بنویسید که ” من برای شما آخر هفته خوبی آرزو می کنم” و از او قدردانی کنید.
- اعتماد به نفس: مهم است که در تعامل خود با دیگران اطمینان داشته باشید. اعتماد به نفس به همکاران شما نشان می دهد که به آن چه می گویید اعتقاد راسخ دارید و از آن پیروی می کنید. اعتماد به نفس می تواند به عنوان برقراری تماس چشمی یا استفاده از لحن محکم اما دوستانه باشد. از گفتن سخنانی که به مانند سوال است خودداری کنید. البته مراقب باشید که متکبرانه یا پرخاشگرانه به نظر نرسید. مطمئن شوید که همیشه به حرف های همکار خود گوش می دهید و با آن ها همدردی می کنید.
- همدلی: یک ارتباط خوب باید با یک ذهنیت انعطاف پذیر و باز شروع شود. به جای این که فقط پیام خود را انتقال دهید، برای گوش دادن و درک دیدگاه دیگران انعطاف پذیر. زمانی که مایل به گوش دادن حرف های دیگری هستید، حتی با افرادی که با آن ها مخالف هستید، با آن ها احساس همدلی کرده اید و قادر خواهید بود تا با آن ها مکالمات بهتر و صادقانه تری داشته باشید. همدلی یکی از اصول اساسی در برقرار ارتباط مؤثر با همکاران در محیط کار است.
- احترام: اگر به افراد و اعتقادات آن ها احترام بگذارید، افراد برای برقراری ارتباط با شما تمایل بیشتری دارند. اقداماتی ساده مانند استفاده از نام شخص، برقراری تماس چشمی و گوش دادن فعال هنگام صحبت کردن با فرد باعث می شود فرد احساس قدردانی و احترام کند. هنگام صحبت پشت تلفن، از حواس پرتی بپرهیزید و بر مکالمه متمرکز شوید. قبل از ارسال یک پیام بهتر است آن را مرور کنید و در صورت لزوم آن را ویرایش کنید. اگر یک ایمیل یا پیامی گیج کننده یا نامنظم ارسال کنید، گیرنده فکر می کند که شما به اندازه کافی به او احترام نمی گذارید و از ارتباط با شما خودداری می کند.
- بازخورد: توانایی ارائه و دریافت صحیح بازخورد، یک مهارت مهم ارتباطی است. مدیران و سرپرستان باید به طور مداوم به دنبال راه هایی باشند که از طریق ایمیل، تماس های تلفنی یا دیگر ابزارها به کارمندان خود بازخورد ارائه دهند. ارائه بازخورد شامل تمجید و تشویق نیز می شود، مانند گفتن “کارت خوب بود” یا “ممنون که به فکر هستید ” به یک کارمند می تواند انگیزه او را تا حد زیادی افزایش دهد. بازخوردهایی از این قبیل برای کلیه افراد در محیط کار الزامی است. به این ترتیب، شما باید بتوانید بازخورد دیگران را بپذیرید و حتی آن ها را تشویق کنید. هم چنین برای این که با افراد رابطه بهتری در محیط کار برقرار کنید، بازخوردهایی که به شما داده می شود را گوش کنید و سوالات واضح بپرسید.
- هوش هیجانی: هوش هیجانی توانایی درک و مدیریت احساسات شما به منظور برقراری ارتباط موثر، جلوگیری از استرس، غلبه بر چالش ها و همدلی با دیگران است. این مهارتی است که به مرور زمان بدست می آید. هوش هیجانی به چهار قسمت تقسیم می شود: خودآگاهی، مدیریت خود، آگاهی اجتماعی و مدیریت ارتباط.
- مهارت های ارتباطی
- روشن فکری: سعی کنید هر گونه ارتباطی را بدون هیچ پیشداوری آغاز کنید. ارتباطات قوی نیاز به یک ذهن باز و درک دیدگاه افراد دیگر دارد. اگر با افرادی که با آن ها صحبت می کنید مخالف هستید، سعی کنید به یک توافق برسید که برای هر دو طرف سودمند باشد. شروع یک گفتگو یا بحث با ذهن باز و روشن فکری به احتمال زیاد نتیجه موفقیت آمیز خواهد داشت.
- لحن صدا: لحن صدای شما می تواند تأثیر مثبت یا منفی در ارتباطات شما در محل کار داشته باشد. اگر بحث را با شیوه ای تهاجمی یا آزار دهنده شروع کنید ، طرف مقابل تمایل بیشتری برای پاسخگویی به روشی مشابه خواهد داشت و او هم با شما با حالت تهاجمی صحبت می کند. لحن صدای شما میزان احساسی است که شما در حرف های خود به کار می برید و هم چنین بیانگر نوع کانال ارتباطی است که انتخاب می کنید. یک جمله بسته به نوع تأکید روی کلمات می تواند معنای بسیار متفاوتی داشته باشد. به عنوان مثال هر گاه با شکایت یک مشتری مواجه می شوید، لحن صدای شما باید تا حد ممکن آرام باشد ، زیرا لحن صدای بالا فقط اوضاع را بدتر می کند.
